Perubahan dan Perkembangan Organisasi
Sebuah
organisasi sangat membutuhkan perubahan (penting), harus mengikuti perubahan
zaman. Alvin L. Bertrand berpendapat bahwa awal dari perubahan itu adalah
komunikasi.
Dua
faktor penyebab terjadinya perubahan dalam organisasi itu sendiri terbagi dua,
yaitu : faktor ektern dan faktor intern.
Demi memenuhi beberapa
keseluruhan tujuan dari suatu organisasi ada beberapa langkah :
- Mengadakan pengkajian
- Mengadakan identifikasi
- Menetapkan perubahan
- Menentukan strategi
- Melakukan evaluasi
Perubahan dan perkembangan organisasi harus
memiliki strategi terencana untuk masalah produktifitas dari dalam atapun dari
luar organisasi. Kolaborasi antara berbagai pihak, Menekankan cara-cara baru
yang lebih inovatif, Mengandung nilai humanistic, menggunakan pendekatan
komitmen, serta menggunakan pendekatan ilmiah.
Perkembangan
organisasi juga bisa melalui pengembangan keterampilan dan sikap. Seperti,
latihan ditempat kerja (training), salah satu traning yang baik dengan
melakukan sosialisasi dengan melakukan training diluar. Latihan intruksi kerja,
latihan diluar tempat kerja seperti survey seperti apa perkembangan yang sedang
popular dipasar saham, serta latihan di tempat kerja tiruan (simulasi). “Semua
organisasi (kelompok) besar ataupun kecil, perusahaan serta lingkungan,
membutuhkan perubahan dan perkembangan agar tidak tertinggal oleh zaman dan
update dengan berita berita ataupun trand masa kini. Namun perubahan dan
perkembangan didunia, tidak harus diikutin karena itu kembali kediri
masing-masing ingin melakukan perubahan dan perkembangan itu atau tidak”
Pengertian Perkembangan
Organisasi
Ada
beberapa pengertian tentang Perkembangan Organisasi, diantaranya :
a.
Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur
organisasi sehingga organisasi itu dapat beradaptasi dengan dengan
lingkungannya.
b.
Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur)
suatu organisasi.
c.
PO merupakan suatu proses yang meliputi serangkaian perencanaan perubahan yang
sistematis yang dilakukan secara terus-menerus oleh suatu organisasi.
d.
PO merupakan suatu pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan
efektifitas organisasi
e.
PO lebih menekankan pada system sebagai sasaran perubahan.
f.
PO meliputi perubahan yang sengaja direncanakan
Dari
beberapa pengertian diatas,dapat kita simpulkan bahwa Pengembangan Organisasi
merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan
mengintegrasikan keinginan bersama akan pertumbuhan dan perkembangan dengan
tujuan keorganisasian. Pengembangan organisasi (PO) sebagai suatu disiplin
perubahan perencanaan yang menekankan pada penerapan ilmu pengetahuan dan
praktek keperilakuan untuk membantu organisasi-organisasi mencapai efektivitas
yang lebih besar. Para manajer dan staf ahli harus bekerja dengan dan melalui
orang-orang untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dan PO dapat membantu mereka
membentuk hubungan yang efektif di antara mereka. Di dalam menghadapi
akselerasi perubahan yang semakin cepat, PO diperlukan untuk bisa mengatasi
konsekuensi-konsekuensi dari perubahan tersebut.
Pengembangan
organisasi mengukur prestasi suatu organisasi dari segi efisiensi, efektifitas
dan kesehatan :
1.
Efisien dapat diukur dengan perbandingan antara masukan dan keluaran, yang
mengacu pada konsep Minimaks (Masukan minimum dan keluaran maksimum).
2.
Efektifitas adalah suatu tingkat prestasi organisasi dalam mencapai tujuannya
artinya kesejahteraan tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai
3.
Kesehatan organisasi adalah suatu fungsi dari sifat dan mutu hubungan antara
para individu dan organisasi yaitu hubungan yang dinamis dan adaptabilitas
Sifat-sifat dasar Pengembangan
Organisasi
Sifat-sifat
dasar dari Suatu Perkembangan Organisasi adalah Sebagai Berikut :
1.
PO merupakan suatu strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional,
perubahan yang dimaksud harus mempunyai sasaran yang jelas dan didasarkan pada
suatu diagnosis yang tepat mengenai permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.
2.
PO harus berupa kolaborasi antara berbagai pihak yang akan mengalami dampak
perubahan yang akan terjadi, keterlibatan dan partisipasi para anggota
organisasi harus mendapat perhatian.
3.
Program PO menekankan cara-cara baru yang diperlukan guna meningkatkan kinerja
seluruh anggota organisasi
4.
PO mengandung nilai-nilai humanistic dalam arti bahwa dalam meningkatkan
efektifitas organisasi, potensi manusia harus menjadi bagian yang penting
5.
PO menggunakan pendekatan kesisteman yang berarti selalu memperhitungkan
pentingnya inter relasi, interaksi dan inter dependensi
6.
PO menggunakan pendekatan ilmiah untuk mencapai efektivitas organisasi
Nilai-nilai dalam Pengembangan
Organisasi
Nilai-nilai
yang terkandung dari Perkembangan Organisasi Ini adalah :
1.
Penghargaan akan orang lain
2.
Percaya dan mendukung orang lain, sedangkan individu sendiri harus mempunyai
tanggung jawab.
3.
Pengamanan kekuasaan (mengurangi tekanan pada wewenang).
4.
Konfrontasi (masalah yang tidak disembunyikan).
5.
Partisipasi (melibatkan orang-orang yang mempunyai potensi dalam proses
pengembangan organisasi).
Akibat Serta Pengaruh
Perkembangan Organisasi
Akibat
serta Pengaruh didalam PO terjadi pada nilai, proses dan teknologi.
a.
Geseran / perubahan nilai yang dibawa PO diantaranya adalah:
- Penggunaan seluruh sumber-sumber yang tersedia.
- Pengembangan potensi manusia.
- Efektivitas dan kesehatan organisasi.
- Pekerjaan yang menarik dan menantang.
- Kesempatan untuk mempengaruhi lingkungan kerja.
b.
Perkembangan Organisasi Berpengaruh Kepada proses yang meliputi:
- Proses efektif
- Proses manajemen
- Proses pelaksanaan kerja
- Perubahan teknologi, karena yang diutamakan adalah teknologi yang bisa menjawab kualifikasi posisi manusia.
Para Pelaku Pengembangan
Organisasi
Pengembangan
organisasi (PO) diterapkan kepada tiga jenis manusia: spesialisasi individu di
dalam PO sebagai profesi, orang-orang dari lapangan yang terkait, yang telah
mencapai sejumlah kompetensi di dalam PO, dan para manajer yang memiliki
keahlian PO yang diperlukan untuk perubahan dan mengembangkan organisasi atau
departemen mereka.
Peranan
profesional PO pun dapat diterapkan terhadap konsultan internal, yang memiliki
organisasi yang sedang mengalami perubahan, dan terhadap konsultan eksternal
yang menjadi anggota universitas dan perusahaan konsultan atau bekerja sendiri,
serta terhadap anggota tim konsultan internal-eksternal. Peranan PO akan
dideskripsikan secara tepat didalam istilah marjinalitas. Orang-orang yang
berorientasi pada marjinalitas nampak khususnya beradaptasi untuk peran PO,
karena mereka dapat menjaga kenetralan dan objektivitas serta mengembangkan solusi
yang integratif yang mengakurkan titik pandang antara departemen-departemen
oposisi. Sementara peranan PO di masa lalu telah dideskripsikan sebagai ujung
klien dari suatu kontinum mulai dari fungsi clien-centered kepada
consultant-centered. Pengembangan intervensi baru dan beraneka ragam telah
menggeser peranan profesional PO meliputi keseluruhan rentang dari kontinum
tersebut.
Walaupun
masih menjadi suatu kemunculan profesi, sebagian besar profesional PO memiliki
pelatihan khusus didalam PO, terbentang dari kursus-kursus jangka pendek dan
workshop-workshop, serta pendidikan master dan doktor. Tidak ada jalur karir
tunggal, namun demikian konsultan internal sering digunakan sebagai batu
loncatan untuk menjadi konsultan eksternal.
Nilai
telah memainkan peran kunci di dalam PO, dan nilai-nilai tradisional mendukung
kepercayaan, kerja sama, dan kejujuran yang pada akhir-akhir ini telah
dilengkapi dengan nilai-nilai keefektifan dan produktivitas organisasional.
Spesialis PO akan menghadapi dilema nilai dalam rangka mencoba untuk bekerja
sama mengoptimalkan keuntungan sumber daya manusia dan kinerja organisasi.
Mereka juga akan menjumpai konflik nilai ketika berhadapan dengan pemangku
Kepentingan eksternal yang penuh kekuatan, seperti pemerintah, pemegang saham,
dan pelanggan. Berhadapan dengan kelompok dari luar tersebut akan memerlukan
keahlian politik, begitu juga keahlian sosial tradisional yang lebih baik.
Issue-issue
yang berkaitan dengan etika di dalam PO melibatkan bagaimana para praktisi
melaksanakan peran bantuan mereka dengan klien. PO senantiasa menunjukkan
perhatiannya terhadap pelaksanaan yang berkaitan dengan etika para praktisi,
dan pada akhir-akhir ini sebuah kode yang berkaitan dengan etika untuk praktek
PO telah dikembangkan oleh berbagai macam asosiasi profesional di dalam PO.
Issu-issu yang berkaitan dengan etika di dalam PO cenderung untuk muncul di
sekitar issue-issue berikut ini: pemilihan intervensi, menggunakan informasi,
menahan servis, ketergantungan klien, pemilihan partisipasi, dan memanipulasi
klien.
Sejarah Pengembangan Organisasi
Sejarah
Pengembangan Organisasi sangat erat hubungannya dengan teori organisasi. Teori
Organisasi meliputi teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik, dan
teori organisasi modern.
Teori
Organisasi Klasik
Teori
klasik (classical theory) kadang-kadang disebut juga teori tradisional yang
berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai tahun 1800( abad 18).
Dalam
teori ini, organisasi secar umum digambarkan oleh para teoritisi klasik sebagai
organisasi yang sangat tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi,
serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku dan tidak mengandung
kreatifitas. Dalam teori ini organisasi didefinisikan sebagai struktur
hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan,
kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain bila orang-orang bekerja
sama.
Teori
Klasik berkembang dalam 3 aliran yaitu: teori birokrasi, teori administrasi,
dan manajemen ilmiah.
Teori
Birokrasi
Teori
ini dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic dan Spirit
of Capitalism”.
Karakteristik-karakteristik birokrasi menurut Max Weber:
Karakteristik-karakteristik birokrasi menurut Max Weber:
- Pembagian Kerja yang jelas.
- Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik
- Program rasional dalam mencapai tujuan organisasi
- Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja
- Sistem aturan yang mencakup Hak dan Kewajiban posisi para pemegang jabatan
Teori
Administrasi
Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal.
Teori
ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol dan Lyndall
Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika.
Henri
Fayol mengemukakan dan mambahas 14 kaidah manajemen yang menjadi dasar
perkembangan teori ini yaitu:
- Pembagian Kerja / Division of Work
- Wewenang dan Tanggung jawab
- Disiplin
- Kesatuan perintah
- Kesatuan pengarahan
- Mendahulukan kepentingan umum dari pada pribadi
- Balas jasa
- Sentralisasi
- Rantai scalar
- Aturan
- Keadilan
- Kelanggengan personalia
- Inisiatif
- Semangat korps
Manajemen
Ilmiah
Manajemen
Ilmiah dikembangkan oleh Frederick Winslow Taylor tahun 1900. Ada beberapa
pendapat tentang manajemen ilmiah, salah satunya adalah mengatakan manajemen
ilmiah merupakan penerapan metode ilmiah pada studi, analisa, dan pemecahan
masalah-masalah organisasi.
Taylor
mengemukakan empat kaidah dasar manajemen yang harus dilaksanakan dalam
organisasi perusahaan, yaitu:
- Menggantikan metoda-metoda kerja dalam praktek dengan berbagai metoda yang dikembangkan atas dasar ilmu pengetahuan tentang kerja yang ilmiah dan benar.
- Mengadakan seleksi, latihan-latihan dan pengembangan para karyawan secara ilmiah.
- Pengembangan ilmu kerja serta seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah harus diintegrasikan.
- Untuk mecapai manfaat manajemen ilmiah, perlu dikembangkan semangat dan mental para karyawan.
Teori
organisasi klasik sepenuhnya hanya menguraikan anatomi organisasi formal. Dalam
organisasi formal ada empat unsure pokok yang selalu muncul, yaitu:
- System Kegiatan yang terkoordinasi
- Kelompok orang
- Kerjasama
- Kekuasaan dan kepemimpinan
Menurut
para pengikut aliran teori klasik, adanya suatu organisasi formal sangat
tergantung pada empat kondisi pokok, yaitu:
- Kekuasaan
- Saling melayani
- Doktrin
- Disiplin
Teori
Organisasi Neoklasik
Teori
Neoklasik secara sederhana dikenal sebagai aliran hubungan manusiawi(The Human
Relation Movement). Teori neoklasik dikembangkan atas dasar teori klasik. Dasar
teori ini adalah menekankan pentingnya aspek psikologis dan social karyawan
sebagai individu maupun sebagai bagian kelompok kerjanya. Perkembangan teori
neoklasik dimulai dengan inspirasi percobaan-percobaan yang dilakukan di
Howthorne dan dari tulisan Huga Munsterberg.
Percobaan-percobaan
ini dilakukan dari tahun 1924 sampai 1932 yang menandai permulaan perkembangan
teori hubungan manusiawi dan merupakan kristalisasi teori neoklasik. Pada
akhirnya percobaan Howthorne menunjukkan bagaimana kegiatan kelompok-kelompok
kerja kohesif sangat berpengaruh pada operasi organisasi.
Dalam
hal pembagian kerja, teori neoklasik mengemukakan perlunya hal-hal sebagai
berikut:
- Partisipai
- Perluasan kerja
- Manajemen bottom-up
Teori
Organisasi Modern
Teori
modern biasanya disebut juga sebagai analisa sistem pada organisasi. Teori
modern melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan dan saling
ketergantungan, yang di dalamnya mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu
sistem tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, akan tetapi
organisasi merupakan sistem terbuka.
Teori
modern dikembangkan tahun 1950, dalam banyak hal yang mendalam teori modern
dengan klasik berbeda, perbedaan tersebut diantaranya:
- Teori Klasik memusatkan pandangannya pada analisa dan deskripsi organisasi, membicarakan konsep koordinasi, scalar dan vertikal.
- Teori Modern menekankan pada perpaduan dan perancangan menjadikan pemenuhan suatu kebutuhan yang menyeluruh, lebih dinamis dan lebih banyak variabel yang dipertimbangkan.
Teori
Modern menunjukkan tiga kegiatan proses hubungan universal yang selalu muncul
pada sistem manusia dalam perilakunya berorganisasi, yaitu:
- Komunikasi
- Konsep keseimbangan
- Proses pengambilan keputusan
Tujuan
Perkembangan Organisasi ;
1.Menciptakan keharmonisan hubungan kejra antara pimpinan
dengan staf anggota organisasi.
2. Menciptakan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka
3. Menciptakan keterbukaan dalam berkomunikasi.
4. Merupakan semangat kerja para anggota organisasi dan kemampuan mengendalikan diri.
2. Menciptakan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka
3. Menciptakan keterbukaan dalam berkomunikasi.
4. Merupakan semangat kerja para anggota organisasi dan kemampuan mengendalikan diri.
Karakteristik Pengembangan Organisasi
Karakteristik organisasi
adalah perilaku dan tingkah laku suatu badan/institusi terhadap kondisi yang
ada diluar institusi itu maupun didalam institusi itu sendiri, artinya dalam
dunia bisnisnya selalu fokus kepada pelanggannya yang bukan hanya dari luar
perusahaan itu tapi juga orang-orang di dalam perusahaan yang merupakan aset
perusahaan itu sendiri. (Maksudnya Masih jarang sebuah institusi itu menganggap
karyawannya berpotensi untuk jadi aset dan akhirnya kurang mendapat perhatian
dari perusahan itu sendiri), jadi semua mengarah kepada mutu yg ditentukan oleh
2 hal seperti yg tertulis sebelumnya.
Kerakteristik Organisasi yang efektiv adalah ;
Kerakteristik Organisasi yang efektiv adalah ;
-Concern terhadap SDM dan
memperlakukan SDM sebagai Asset yang berharga
-Program Training dan Pengambangan terbuka seluas-luasnya
-Program Training dan Pengambangan terbuka seluas-luasnya
-Program kompensasi terlaksana
dengan baik
-Tingkat perputaran SDM rendah
-Top manajemen mempunyai
komitmen dan mendukung terhadap perkembangan SDM
-Semua Team turut
berpartisipasi dalam membuat kebijakan organisasi
Secara umum karakteristik
pengembangan organisasi :
- Keputusan yang penuh pertimbangan maksudnya adalah suatu hasil yang diperoleh berdasarkan strategi yang telah direncanakan dalam rangka mewujudkan perubahan organisasional yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.
- Diterapkan pada semua sub-sistem manusia baik individu, kelompok, dan organisasi maksudnya adalah menerapkan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
- Menerima intervensi baik dari luar maupun dalam organisasi yang mempunyai kedudukan di luar mekanisme organisasi maksudnya adalah menerima segala bentuk campur tangan misalnya dalam bentuk pendapat, baik dari anggota yang termasuk dalam sebuah organisasi atau berbagai pihak dari luar organisasi.
- Kolaborasi maksudnya adalah kerjasama antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.
- Teori sebagai alat analisis maksudnya adalah menggunakan pengertian yang disebutkan secara tertulis lalu diterapkan sebagai alat analisis untuk mendapatkan suatu hasil yang memuaskan dari suatu pengembangan organisasi.
- Mengutamakan potensi manusia maksudnya adalah mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
- Interaksi dan Interpendensi maksudnya adalah menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
- Pendekatan Ilmiah maksudnya adalah menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
Organisasi Masa Depan
Dalam
abad duapuluh satu ini setiap organisasi akan dan harus menghadapi persaingan
yang semakin kompleks dan menantang, baik persaingan aktual maupun potensial,
yang aktual harus dihadapi dan yang potensial perlu diantisipasi. Dalam
menghadapi semua itu terdapat dua pendekatan yang mungkin diambil oleh suatu
organisasi yaitu :
1)
Pendekatan yang berbasis sumberdaya tangible, dan
2)
Pendekatan yang berbasis Sumberdaya manusia (intangible).
Organisasi yang menganggap bahwa persaingan
hanya bersifat fisik pendekatan pertama yang akan diambil, organisasi hanya
berputar-putar dalam masalah yang nyata, karena memang inilah yang paling bisa
dilihat dan ditunjukan, namun bagi yang melihat persaingan ke depan lebih
mengarah pada persaingan pengetahuan, tanpa mengabaikan hal fisik, maka
pengembangan SDM akan menjadi prioritas, dan ini perlu komitmen yang kuat
karena time-response dari cara ini lama dan susah dilihat apalagi ditunjukan,
namun pendekatan ini sebenarnya akan sangat dirasakan dalam menyehatkan dan
mengembangkan suatu Organisasi menjadi organisasi pembelajar (learning
organization).
Para
Pakar berpendapat bahwa dalam era dewasa ini pandangan yang berbasis SDM
nampaknya lebih penting, mengingat persaingan yang terjadi justru ditentukan
oleh bagaimana sumberdaya manusia tersebut berperan dan berkreasi bagi kemajuan
organisasi, dan dalam konteks ini pendidikan menjadi salah satu faktor penting
dalam meningkatkan kemampuannya. Sumberdaya manusia / Human Capital merupakan
sumberdaya strategis, bertambah secara inkremental bukan alokatif, karena
merupakan sumberdaya yang berbasis pengetahuan (knowledge based resources)
yakni sumberdaya yang mencakup keterampilan, kemampuan, kapasitas serta
kapabilitas pembelajaran. Kapasitas dan kapabilitas tersebut pada gilirannya
akan dapat memupuk sumberdaya sosial yang juga amat diperlukan dalam bentuk
jaringan kerja baik internal maupun dengan pihak eksternal organisasi, ini
berarti networking juga menjadi hal yang penting dalam memenangkan persaingan.
Pengembangan Sumberdaya manusia merupakan prasyarat bagi pengembangan organisasi,
artinya tanpa hal itu orang bisa punya alasan untuk meyakini kecilnya
kemungkinan organisasi untuk tetap hidup dan bertahan dalam era kompetisi.
Sebuah organisasi pada hakekatnya dibangun oleh sekumpulan orang-orang dengan tujuan bersama, bukan tujuan yang sama. Organisasi, seperti dikatakan Mintzberg merupakan sekumpulan otoritas dan fungsi-fungsi. Disebut juga dengan changes of commands.Diilustrasikan dengan perumpamaan organisasi adalah sebuah kano atau perahu yang sedang dilombakan. Sebuah kano dan orang-orang di dalamnya adalah tak lain diibaratkan organisasi. Dengan tujuan bersama; menang perlombaan. Koordinasi antara tangan kiri-kanan pada orang-orang di dalam kano atau atlet, adalah sesuatu yang krusial. Diperlukan harmonisasi untuk mencapai kemenangan. Dan harmonisasi itu dicapai melalui suara genderang. Suara genderang merupakan sebuah komando bersama. Dengan suara genderang pula tercipta distribution of power dan balancing of power. Begitu pula dengan jenis perahu yang lebih besar. Misalnya kapal Titanic yang tenggelam dan ditengarai bahwa itu merupakan hasil keteledoran sedetik oleh seorang awak kapal yang bertugas mengamati adanya gunung es. Kapal Titanic sudah tidak dikomandani oleh penabuh genderang, karena begitu besarnya kapal dan banyaknya orang. Sudah ada kapten kapal dan segala piranti teknologi canggih sebagai garis komando kapal. Sehingga jika terjadi suatu tanda kerusakan alat, maka garis komando akan berjalan sebagaimana mestinya. Seorang awak kapal yang mengetahui hal tersebut akan menyampaikannya kepada pimpinannya, dan seterusnya hingga sampai ke telinga Kapten kapal. Ada informasi yang memang harus cepat disampaikan, tetapi ada pula informasi yang juga tidak perlu diketahu sampai Kapten kapal karena bisa diselesaikan sendiri. Begitulah pengibaratan sebuah organisasi.
Sebuah organisasi pada hakekatnya dibangun oleh sekumpulan orang-orang dengan tujuan bersama, bukan tujuan yang sama. Organisasi, seperti dikatakan Mintzberg merupakan sekumpulan otoritas dan fungsi-fungsi. Disebut juga dengan changes of commands.Diilustrasikan dengan perumpamaan organisasi adalah sebuah kano atau perahu yang sedang dilombakan. Sebuah kano dan orang-orang di dalamnya adalah tak lain diibaratkan organisasi. Dengan tujuan bersama; menang perlombaan. Koordinasi antara tangan kiri-kanan pada orang-orang di dalam kano atau atlet, adalah sesuatu yang krusial. Diperlukan harmonisasi untuk mencapai kemenangan. Dan harmonisasi itu dicapai melalui suara genderang. Suara genderang merupakan sebuah komando bersama. Dengan suara genderang pula tercipta distribution of power dan balancing of power. Begitu pula dengan jenis perahu yang lebih besar. Misalnya kapal Titanic yang tenggelam dan ditengarai bahwa itu merupakan hasil keteledoran sedetik oleh seorang awak kapal yang bertugas mengamati adanya gunung es. Kapal Titanic sudah tidak dikomandani oleh penabuh genderang, karena begitu besarnya kapal dan banyaknya orang. Sudah ada kapten kapal dan segala piranti teknologi canggih sebagai garis komando kapal. Sehingga jika terjadi suatu tanda kerusakan alat, maka garis komando akan berjalan sebagaimana mestinya. Seorang awak kapal yang mengetahui hal tersebut akan menyampaikannya kepada pimpinannya, dan seterusnya hingga sampai ke telinga Kapten kapal. Ada informasi yang memang harus cepat disampaikan, tetapi ada pula informasi yang juga tidak perlu diketahu sampai Kapten kapal karena bisa diselesaikan sendiri. Begitulah pengibaratan sebuah organisasi.
Diisi
dengan berbagai macam orang dengan kondisi yang bermacam-macam, dan rantai
komando yang beragam pula. Katakanlah di sebuah perusahaan manufaktur, maka
yang menjadi koordinasi atau penabuh genderang adalah schedulling atau penjadwalan. Semua lini harus
mematuhi jadwal yang telah dibuat. Dalam organisasi (baik organisasi perusahaan
maupun nonperusahaan) yang dipentingkan ketika pertama kali berdiri adalah
arahannya. Mau kemana orang-orang yang di dalam organisasi itu. Dengan kata
lain apa tujuannya. Jika dalam horizon waktu yang lebih lama, apa visinya.
Jadi, bukan penekanan pada organisasi seperti apa yang akan dibangun pertama
kali.
Menarik
sekali konsep yang dikemukakan oleh seorang Jerman H. J. Warnecke. Dia adalah
pengarang buku dalam jenis Automation
Production Management.
Diterbitkan pada tahun 1993 oleh penerbit Springer-Verlag (Berlin, New York).
Judulnya adalah The
Fractal Company; a revolution in corporate culture.Buku yang terbilang langka di Indonesia
ini salah satunya membahas mengenai organisasi. Dituliskan di buku tersebut
bahwa sebuah organisasi dapat dianalogikan tersusun atas partikel-partikel
tertentu yang menpunyai wujud yang sama dengan organisasi yang bersangkutan.
Misalnya dalam sebuah organisasi Lab Kampus, maka asisten sebagai penyusun
terkecil Lab sudah bisa dikatakan mencerminkan seperti apa Lab. Asisten sudah
bisa menjadi cerminan seperti apa Lab tersebut dan mau kemana arahannya.
Konsep organisasi masa depan:
Konsep organisasi masa depan:
F Lean Organisasi
Tren
ke masa depan di dalam pengelolaan organisasi salah satunya adalah adanya
konsep Lean organisasi. Jika memasuki era milenium
banyak sekali konsep lean
di dunia manufaktur,
maka sekarang sudah banyak juga yang membahas mengenai konsep lean organization. Konsep dasar lean adalah suatu upaya
terus-menerus untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan nilai tambah.
Konsep ini berdasarkan pada minimasi penggunaan sumber-sumber daya (termasuk
waktu) dalam berbagai aktifitas perusahaan melalui upaya perbaikan terus-menerus
yang berfokus pada identifikasi dan eliminasi aktifitas-aktifitas yang tidak
bernilai tambah dalam desain, produksi atau operasi dan management yang
berkaitan langsung dengan pelanggan. Dasar filosofisnya hampir sama dengan lean manufacturing. Yakni mengacu pada efisiensi dan
efektivitas pengelolaan organisasian. Hemat dan cermat. Katakanlah tingkat
koordinasi dalam sebuah organisasi yang memerlukan banyak middle management, maka jika sekiranya malah membebani
informasi yang akan disampaikan ke atas, posisi middle management dapat dihapus perlahan.
F Virtual Organisasi
Konsep
lain yang menjadi ideologi organisasi di masa depan adalah organisasi virtual.
Tantangan dunia di masa depan mengarah ke hal tersebut. Yakni dunia maya yang
penuh komunitas industri (cyberspace
industrial community).
Virtual tidak sama dengan fatamorgana. Jika virtual adalah sesuatu yang tidak
berbentuk (Organisasi tidak berbentuk / OTB) dan menghasilkan sebuah kegunaan.
Sedangkan fatamorgana adalah sesuatu yang tidak berbentuk tetapi tidak nyata.
Salah satu contoh yang sudah ada dalam konsep organisasi virtual adalah situs
rajapresentasi dot kom. Situs penyedia presentasi dari buku-buku referensi
sesuai keinginan pelanggan. Di situ hanya ada satu bagian saja yang merangkap
sebagai pemasaran, administrator, penerjemah, sekaligus direktur. Dan bisa
dikatakan organisasi rajapresentasi tanpa kantor nyata. Sehingga virtual tetapi
hasil nyatanya ada. Presentasi dari buku-buku referensi yang kebanyakan
berbahasa Inggris dan bisa dikebut digarap 2 x 24 jam.
F Plug and Play
Apa
yang akan terjadi di masa yang lebih mendatang lagi, dengan berbagai macam
teknologi komunikasi dan informasi? Jawabannya adalah organisasi yang bersifat Plug and play. Organisasi bisa mengarah kepada
komunitas maya. Dan organisasi tersebut bisa dibilang sangat ringan, sehingga
ke depan, banyak organisasi induk yang punya anak cabang bermacam-macam
organisasi kecil yang menempel. Jika setelah selesai fungsinya, organanisasi
dapat bubar. Dan dalam waktu singkat pula dapat mengumpul lagi untuk
menjalankan sebuah fungsi.
Kesimpulan
Di
era globalisasi saat ini organisasi dituntut untuk terus menerus mempersiapkan
dirinya mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan perubahan. Pengalaman yang
dialami berbagai organisasi di Negara maju menunjukkan bahwa hanya organisasi
yang secara konsisten terus meningkatkan dirinya melalui pengembangan
organisasi yang dapat bertahan. Pengembangan organisasi merupakan proses
terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam kondisi dan tuntutan
lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal
yang dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi. Oleh karena itu dibutuhkan
perkembangan organisasi untuk mempertahankan kehidupan organisasi dalam menghadapi
persaingan dan organisasi masa depan yang tidak terlalu mementingkan eksistensi
sebuah organisasi.
Faktor-Faktor
Perubahan Organisasi
Perubahan organisasi terjadi karena
adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variable eksternal seperti system politik,
ekonomi, teknologi, pasar, dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan kelangkaan
berbagai SDA, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot
pelanggan adalah beberapa contoh factor-faktor lingkungan yang merubah
kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun langgganan dalam tahun-tahun
terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari kemajuan teknologi sampai
kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan
organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.
Proses perubahan organisasi adalah
konsep daur hidup atau life cycle. Organisasi mengalami proses kelahiran
pertumbuhan, berkembang, kematangan, kemunduran dan akhirnya mengalami kematian
sebagaimana dalam semua sistem biologi dam sistem sosial. Fase-fase perkembangan
organisasi juga memiliki sifat kuaintitatif dan kualitatif yang merupakan
indikator ” mati-hidup ” suatu organisasi.
Organisasi juga harus melihat arah
perubahan lingkungan yang pasti dan yang tidak pasti. Artinya, organisasi
adaptif atas perubahan yang terjadi pada lingkungan sekitarnya. Oleh karena
itu, suatu organisasi haruslah mengembangkan strategi dalam mengadaptasi
perubahan lingkungan, termasuk strategi dalam melakukan kontrol terhadap
lingkungan. Untuk itu perlu kiranya merencanakan perubahan organisasi, termasuk
di dalamnya yaitu mengembangkan organisasi.
Didalam perubahan suatu organisasi
terdapat 2(dua) kekuatan dalam terjadinya perubahan organisasi itu sendiri,
yaitu:
Faktor Intern
a. Perubahan kebijakan lingkungan
b. Perubahan tujuan
c. Perluasan wilayah operasi
tujuan
d. Volume kegiatan bertambah
banyak
e. Sikap & perilaku dari para
anggota organisasi.
Faktor
Ekstern
a. Politik
b. Hukum
c. Kebudayaan
d. Teknologi
e. Sumber daya alam
f. Demografi
g. Sosiologi
Sikap dalam
menghadapi perubahan lingkungan:
- Mengadakan perubahan struktur organisasi.
- Mengubah sikap & perilaku pegawai.
- Mengubah tata aliran kerja.
- Mengubah peralatan kerja.
- Mengubah prosedur kerja.
- Mengadakan perubahan dalam hubungan kerja antar personel.
Ada dua pendekatan penanganan perubahan
organisasi:
1. Proses perubahan
reaktif.
Manajemen bereaksi atas tanda-tanda
bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk
menangani masalah tertentu yang timbul. Sebagai contoh, bila peraturan baru
dari pemerintah mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap
kebakaran, maka manajer mungkin akan membeli alat pemadam kebakaran.
2. Program perubahan yang
direncanakan (planned change), disebut sebagai proses proaktif.
Manajemen melakukan berbagai investasi
waktu dan sumberdaya lainnya yang berarti untuk menguibah cara-cara operasi
organisasi. Perubahan yang direncanakan ini didefinisikan sebagai perancangan
dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu
perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja.
Pendekatan ini tepat bila keseluruhan organissi, atau sebagian besar satuan
organisasi, harus menyiapkan diri untuk atau menyesuaikan dengan perubahan.
Di dalam proses perubahan, terdapat
seorang atau individu yang bertanggung jawab atas peranan kepemimpinan dalam
proses pengelolaan perubahan. Individu ini disebut dengan “Change Agent”
(pengantar perubahan). Sedangkan individu atau kelompok yang merupakan sasaran
perubahan disebut “sistem klien”. Pengantar perubahan ini dapat berasal dari
para anggota organisasi atau dapat sebagai konsultan dari luar organisasi.
Leavitt (1964), menyatakan bahwa
organisasi dapat diubah melalui pendekatan struktur, pendekatan teknologi, dan
pendekatan orang-orangnya. Pendekatan struktur adalah yang menyangkut aplikasi
prinsip-prinsip perancangan organisasi yang misalnya: desentralisasi, tanggung
jawab jabatan, garis wewenang yang tepat, penciptaan pembagian kerja dll.
Pendekatan teknologi berkaitan dengan diubahnya teknik-teknik yang dipakai
denga teknologi baru; perubahan ini dapat membawa konsekuesi pula pada
perubahan struktur organisasi (menjadi pendekatan tekno-struktur). Bila
pendekatan struktural dan teknik bermaksud untuk memperbaiki prestasi kerja
organisasi melalui pengubahan situasi kerja yang tepat, maka pendekatan-
pendekatan orang dimaksudkan untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan
melalui pemusatan dan ketrampilan, sikap, persepsi dan pengharapan mereka
sehingga diharapkan akan melaksanakan tugas dengan lebih efektif.
Adapun Proses dari
perubahan:
- Mengadakan pengkajian
- Mengadakan identifikasi
- Menentukan strategi
- Melakukan evaluasi
Apabila selama ini
kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan
manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization),
yang secara sederhana dapat diartikan sebagai :
Organisasi yang
secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan
lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan
memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu
berubah.
Perkembangan
Organisasi
Perkembangan pada suatu organisasi itu
sendiri dapat terjadi manakala organisasi tersebut , lebih cenderung dalam
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan dan diprogram dengan berusaha
meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan
bersama akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian.
Pengembangan organisasi sebagai suatu disiplin perubahan perencanaan yang
menekankan pada penerapan ilmu pengetahuan dan praktek keperilakuan untuk
membantu organisasi-organisasi mencapai efektivitas yang lebih besar. Para
manajer dan staf ahli harus bekerja dengan dan melalui orang-orang untuk
melaksanakan tugas-tugas mereka dan Pengembangan Organisasi dapat membantu
mereka membentuk hubungan yang efektif di antara mereka. Di dalam menghadapi
akselerasi perubahan yang semakin cepat, Pengembangan Organisasi diperlukan
untuk bisa mengatasi konsekuensi-konsekuensi dari perubahan tersebut.
Ciri-ciri
Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi yang efektif
memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
- Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.
- Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi terhadap suatu organisasi.
- Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
- Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
- Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara organisasi sau dengan organisasi yang lainnya.
- Berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
- Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
Metode
Pengembangan Organisasi
Dalam kegiatan pengembangan organisasi
terdapat berbagai macam metode yang pada dasarnya dikelompokan dalam 2 macam,
yaitu metode pengembangan perilaku, dan metode pengembangan keterampilan dan
sikap.
1. Metode Pengembangan Perilaku :
- Jaringan Manajerial (Managerial Grid)
Jaringan manajerial atau kisi
manajerial (managerial grid), disebut juga latiahan jaringan (grid training),
adalah suatu metode pengembangan organisasi yang di dasarkan jaringan
manajerial. Teori ini di pelopori oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Dalam
metode ini dikenal dua dimensi dua prilaku pimpinan, yaitu prilaku pimpinan
yang memusatkan perhatian pada produksi, dan prilaku pimpinan yang memusatkan
prilakunya pada orang. Dari segi intensitasnya, seorang pimpinan mungkin dapat
menerapkan sekaligus dua prilaku tersebut dalam intensitas yang sama atau
berbeda.
- Latihan Kepekaan
Latihan kepekaan (sensitifity training)
merupakan latihan dengan kelompok. Oleh karena itu metode ini di namakan pula
metode T-groupe (T= Training). Dalam metode ini yang di maksud dengan kepekaan
adalah kepekaan terhadap diri sendiri dan terhadap hubungan diri sendiri dengan
orang lain. Metode ini berlandaskan pada anggapan bahwa kesulitan untuk
berprestasi di sebabkan oleh adanya persoalan emosional dari kelompok
orang-orang yang harus mencapai tujuan. Metode ini beranggapan bahwa apabila
persoalan emosional itu dapat di atas maka dengan sendirinya kesulitan untuk
beradaptasi dapat di hilangkan.
Oleh karena itu tujuan dari pada latiahan
kepekaan adalah mempertajam daya peka, perasaan(emosi), dan kecepatan reaksi
dalam menghadapi beberapa persoalan. Dalam latihan ini anggota kelompok di beri
movasiuntuk belajar mengenai diri sendiri dalam menghadapi orang lain,
kebutuhan dan sikap mereka sendiri. Sikap ini dapat terungkap melalui dua
jalur, yaitu melalui mereka sendiri terhadap orang lain, dan melalui prilaku
orang lain terhadap diri mereka sendiri.
- Pembentukan Tim
Pembentukan Tim (Team Feedback) adalah
suatu metode yang berusaha mengumpulkan data-data dari para anggota organisasi.
Data itu meliputi data-data yang berhubungan dengan tingkah laku,sikap,serta
berbagai perasaan lain yang ada pada diri setiap anggota organisasi. Data-data
yang telah dikumpulkan kemudian di susun dan di kembangan kepada para anggota
organisasi yang telah di survai untuk didiskusikan. Dari hasil diskusi akan di
perpleh umpan balik(feedback) dari para anggota organisasi yang telah di
survey, apakah perlu di adakan perubahan atau tidak.
- Umpan Balik Survei
2. Metode
Pengembangan Ketrampilan dan Sikap :
- On The Job Training
Latihan ditempat kerja (on the job
training ) ialah latian kerja ditempat kerja yang sebenarnya. Latian ini
melatih anggota organisasi untuk menjalankan pekerjaan – pekerjaan dengan lebih
efisien. Didalam latian ini instruksi- instruksi diberikan langsung kepada
anggota organisasi ditempat kerjannya, baik yang bersifat kerja sama maupun
yang bersifat perseorangan. Dengan latian ini diharapkan para anggota
organisasi lebih mampu menjalankan dan lebih menguasai pekerjaannya.
Ada beberapa keuntungan yang diperoleh
dalam latihan ditempat kerja ini, antara lain :
1) Sangat ekonomis
Karen para peserta tetap produktif selama mereka mengikuti dan manjalankan
latiahan .
2) Presentasi anggota
organisasi tidak akan berkurang atau hilang. Hal ini sangat berbeda apabila
dibanding dengan latihan yang diadakan diluar tempat kerja. Latihan yang
diluar tempat kerja kan melibatkan sebagian presentasi hilang apabila
peserta latian kembali ke tempat kerjanya masing-masing
- Job Instruction Training
Adalah dengan memberikan
petunjuk-petunjuk pekerjaan secara langsung pada pekerjaan dan terutama
digunakan untuk melatih para karyawan tentang cara-cara pelaksanaan pekerjaan
sekarang. Pada metode ini didaftarkan semua langkah-langkah yang perlu
dilakukan dalam pekerjaan sesuai dengan urutannya.
- Of The Job Training
Metode off the job adalah pelatihan
yang menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan apabila banyak pekerja
yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan pekerjaan, di
samping itu juga apabila pelatihan dalam pekerjaan tidak dapat dlakukan karena
sangat mahal.
1. Lecture
Merupakan metode pelatihan dengan
memberikan kuliah atau ceramah dalam rangka penyampaian informasi-informasi
yang dibutuhkan petatar Metode ini mengeluarkan biaya yang tidak tinggi, namun
kelemahannya adalah peserta kurang partisipasi dan kurang respon.
2. Video Presentation
Adalah prestasi yang dilakukan melalui
media televisi, film, slides dan sejenisnya serupa dengan bentuk lecture.
3. Role Playing
Merupakan suatu permainan peran yang
dilakukan oleh peserta untuk memainkan berbagai peran orang tertentu dan
diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Teknik ini
dapat mengubah sikap peserta, seperti misalnya: menjadi lebih toleransi
terhadap perbedaan individual dan juga dapat mengembangkan
ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.
4. Case Study
Merupakan metode pelatihan dimana para
peserta pelatihan dihadapakan pada bberapa kasus tertulis dan diharuskan
memecahkan masalah-masalah tersebut.
5. Simulation
Simulasi merupakan suatu situasi atau
kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan situasi yang sebenarnya,
tetapi hanya merupakan tiruan saja dan para pelatihan harus memberikan respon
seperti dalam kejadian yang sebenarnya. Jadi simulasi merupakan suatu teknik
untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep sebenarnya dari pekerjaan yang
akan dijumpai.
6. Self Study
Merupakan teknik yang menggunakan
modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau video tape rekaman dan para peserta
hanya mempelajarinya sendiri. Teknik ini tepat digunakan apabila jumlah
karyawan yang mengikuti pelatihan dalam jumlah yang besar, pada karyawan
tersebar di berbagai lokasi yang berbeda-beda dan sulit mengumpulkan para
karyawan sekaligus untuk bersama-sama mengikuti program pelatihan tertentu.
7. Programmed Learning
Dalam metode ini, diberikan beberapa
pertanyaan-pertanyaan dan para peserta pelatihan harus memberikan jawaban yang
benar. Metode ini dapat juga melalui komputer yang sudah mempunyai program
tersendiri agar para peserta dapat mempelajari dan memperinci selangkah demi
selangkah dengan umpan balik langsung pada penyelesaian- setiap langkah.
Masing-masing peserta pelatihan dapat menetapkan kecepatan belajarnya
8. Laboratory Training
Teknik ini adalah merupakan suatu
bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan
ketrampilan-ketrampilan antar pribadi. Latihan ini bersifat sensivitas, dimana
peserta menjadi lebih sensitif terhadap perasaan orang lain dan lingkungan.
Laboratory Training ini berguna untuk mengembangkan berbagai perilaku bagi
tanggung jawab pekerjaan di waktu yang akan datang.
- Vestibule Training
Merupakan pelatihan yang dilakukan
dalam suatu ruangan khusus yang terpisah dari tempat kerja biasa dan disediakan
jenis pelaralatan yang sama seprti yang akan digunakan pada pekerjaan
sebenarnya. Latihan ini berguna sebagai pendahuluan dari latihan kerja.